Les activités quotidiennes, les procédures et le fonctionnement général d’IPIS sont guidés par la politique d’intégrité d’IPIS qui donne un aperçu des valeurs soutenues par l’institut et sert de boussole aux employés, consultants et partenaires d’IPIS. La politique d’intégrité établit la vision éthique qui anime la mission, le mandat et le travail d’IPIS.
Lire notre politique d’intégrité.
Vous avez été témoin ou victime d'une violation de la politique d'intégrité ?
IPIS attache beaucoup d’importance au respect de ses valeurs et a donc développé un mécanisme de plainte afin de permettre le signalement et la suivi de toute forme de violation de la politique d’intégrité.
La procédure s’applique à 3 types de violations de la politique d’intégrité :
- Corruption
- Fraude
Comportements inappropriés
La personne clé dans le mécanisme de traitement des plaintes est le conseiller confidentiel d’IPIS.
Le rôle de conseiller confidentiel est tenu par le manager du bureau d’IPIS. Il/elle est la seule personne autorisée à accéder à la boîte aux lettres électronique integrity@ipisresearch.be.
Le conseiller confidentiel est responsable de l’enregistrement des plaintes, de la collecte d’informations supplémentaires et du lancement du mécanisme de traitement des plaintes relatives à la politique d’intégrité d’IPIS. Il/elle vérifie que la plainte est complète (informations suffisantes, crédibilité). Il/elle anonymise tous les documents afin de garantir que les plaintes sont traitées dans une stricte confidentialité. Il/elle informe ensuite le(s) lanceur(s) d’alerte ou la/les victime(s) de chaque étape de la procédure.
Comment puis-je signaler un manquement à la politique d'intégrité ?
Par l’intermédiaire d’une personne
Si une personne a été témoin ou est victime de pratiques suspectes ou de comportements inappropriés pouvant constituer une violation de la politique d’intégrité, elle peut le signaler à l’intermédiaire de son choix au sein d’IPIS.
Tout employé recevant une plainte officielle doit en informer le conseiller confidentiel d’IPIS. L’intermédiaire communiquera, dans le strict respect de la confidentialité, tous les détails au conseiller confidentiel (integrity@ipisrearch.be) qui suivra de près l’affaire.
Via le formulaire de plainte pour atteinte à l’intégrité
Pour déposer une plainte, tout témoin ou victime de violations d’intégrité peut remplir ce formulaire en ligne :
Remarque : Les informations soumises par le biais de ce formulaire sont envoyées à l’adresse électronique integrity@ipisresearch.be
Via courrier électronique
Les lanceurs d’alerte et/ou les victimes peuvent également envoyer un courrier électronique décrivant une violation de la politique d’intégrité directement à l’adresse suivante : integrity@ipisresearch.be
L’identité et les coordonnées du lanceur d’alerte ou le souhait de signaler la violation de manière anonyme.
Une description claire de la violation de la politique d’intégrité : ce qui s’est passé, où, quand, les personnes impliquées (victimes, auteur présumé, témoins), les preuves, etc.
Informations complémentaires : qui pourrait être au courant de la violation de la politique d’intégrité, la victime a-t-elle reçu un soutien quelconque, etc.
Tout lanceur d’alerte ou victime souhaitant rester anonyme devra créer une adresse électronique aléatoire (par exemple : xxxx@gmail.com) et maintenir cette dernière active jusqu’à la fin de la procédure de traitement de la plainte. Pour assurer un suivi approprié de la plainte, IPIS doit pouvoir contacter le lanceur d’alerte ou la victime pour lui demander des informations supplémentaires et l’informer de l’avancement de la procédure.
Comment IPIS traite-t-il les plaintes ?
Confidentialité
IPIS traitera toute violation de la politique d’intégrité avec le plus haut niveau de confidentialité concernant les lanceurs d’alerte et/ou l’identité des victimes. IPIS assure la protection de toutes les données personnelles et s’engage à limiter strictement le nombre de personnes impliquées dans toutes les procédures. Tous les documents seront rendus anonymes par le conseiller en confidentialité d’IPIS et ne seront partagés qu’en cas de besoin.
Recevabilité de la plainte
Une fois la plainte enregistrée, le conseiller confidentiel vérifie 3 critères :
La plainte concerne un événement ou une personne pour lesquels IPIS est compétent.
L’allégation est liée à une violation de la politique d’intégrité d’IPIS.
La plainte est lisible, compréhensible et l’information est crédible.
La plainte est considérée comme complète et recevable lorsque les trois conditions mentionnées ci-dessus sont remplies.
Procédure de traitement des plaintes
Une fois que la recevabilité de la plainte est établie, le conseiller en confidentialité convoque le comité d’intégrité. Cette dernière analyse les informations fournies par le conseiller confidentiel et est chargée de fournir des réponses appropriées conformément aux valeurs et aux politiques de l’organisation. Le Comité peut également prendre des mesures de précaution provisoires et mener des recherches supplémentaires.
Le comité d’intégrité doit justifier ses décisions dans un rapport objectif étayé par une description claire des faits et des preuves disponibles.
Le comité d’intégrité est seul chargé d’évaluer la gravité des faits et de décider de la réponse appropriée ou des sanctions relevant de sa compétence. Cela peut inclure le renvoi de l’affaire devant une cour de justice.
Veuillez noter : Les membres permanents du comité d’intégrité sont : Le directeur d’IPIS, le conseiller confidentiel, le responsable de la coordination et le responsable de la logistique. Le conseiller confidentiel a le droit d’exclure l’un des membres permanents s’il est soupçonné d’être directement impliqué dans une violation de la politique d’intégrité ou si un conflit d’intérêts pourrait survenir.
Le conseiller confidentiel tiendra le(s) lanceur(s) d’alerte et la/les victime(s) informés tout au long de la procédure. IPIS s’engage à fournir une assistance et un soutien psychologique aux victimes tout au long de la procédure de traitement de la plainte.
Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur le mécanisme de traitement des plaintes d’IPIS, veuillez adresser une demande par courrier électronique à integrity@ipisresearch.be.
